Eintrag im Forum mit freundlicher Genehmigung von Esther Bauer, die diese Erfahrungen zusammengetragen hat. Der Text in deutscher Sprache und in kursiver Schreibweise wurde von mir ergänzt.

Step 1: RADOM ARCHIVE / Schritt 1: Archiv in Radom

1. Write a letter to the Archive, requesting a LIST of all the information they can find on your oldest ancestor and his family; and whoever else you may be interested in. It would be wise to ask if they could let you know how much ordering these documents will cost you. If you ask this question, the Archive will first inform you of what is available, and as a result you will be able to choose how many of the documents on hand you want to order. Remember to include your email address as well, and let the Archive know that it would be o.k. to email their answer to you.

1. Brief an das Archiv schreiben mit einer Liste aller bekannten Informationen der ältesten Vorfahren und deren Familie; und die Angaben die von Interesse sind. Es kann klug sein, im Schreiben anzufragen, wie hoch die Kosten für die Anforderung der Dokumente sein können. Auf diese Anfrage wird das Archiv zuerst antworten, was an Dokumenten verfügbar ist, die angefordert werden können. Schreiben Sie ihre eMail-Adresse dazu und erwähnen Sie im Schreiben an das Archiv, dass es auch reicht, die Antwort per eMail zu schicken.

2. Only letters written in POLISH will be answered by Archives in Poland. Email your English letter to the free translation service below. Your letter will be translated by volunteers, which may usually take a few days but sometimes also up to two weeks.

2. Nur in Polnisch geschriebene Briefe / Mails werden vom Archiv in Polen beantwortet. Schicken Sie Ihre Mail zum freien Übersetzungsservice (siehe unten). Ihr Brief wird von einem Freiwilligen übersetzt, dies kann etwa wenige Tage oder bis zu zwei Wochen dauern.

Beachten Sie die Hinweise auf der nachfolgenden Webseite (geschrieben in Deutsch und Englisch). Die richtige Syntax ist wichtig für die gewünschte sprachliche Übersetzung und Zuordnung Ihres Schreiben an den richtigen freiwilligen Übersetzer.

TRANSLATION SERVICE / Übersetzungs-Service: http://www.genealogienetz.de/misc/translation.html

3. Send your letter to the Postal address below. Include one or two International Reply Coupons in the envelope. Including such coupons (good for international postage) may help getting your request processed faster. It shows to the Archive that you are serious about your request and that you care. International Reply Coupons can be purchased at your local post office. There are instructions on the back of the coupons in English, and also in other languages. On the bottom of your letter mention that you have included such coupons. Put a post it note on the coupons, saying that they can be exchanged at the post office for postage.

3. Schicken Sie Ihren Brief an die Postanschrift. Geben Sie Ihrem Brief ein oder zwei "Internationale Rücksende Coupons" dazu. Wenn Sie diese beilegen (empfehlenswert generell beim internationalen Postverkehr) könnte es hilfreich sein für eine schnellere Bearbeitung der Anfrage. Dem Archiv bezeugen Sie hiermit eine seriöse Anfrage und daß Sie gewissenhaft sind. "Internationale Rücksende Coupons" können bei jeder lokalen Poststelle erworben werden. Auf der Rückseite dieser Coupons befindet sich eine Anleitung zur Verwendung in verschiedenen Sprachen. Vermerken Sie in Ihrem Schreiben, daß Sie dem Schreiben diese Coupons beigelegt haben. Diese Coupons können im jeweiligen Land in Briefmarken in der Landeswährung eingetauscht werden.

Die Coupons werden in Deutschland "internationaler Antwortschein" genannt. Ein Schein kostet bei der Deutschen Post: Euro 1,55.
siehe: http://www.deutschepost.de/dpag?lang=de_DE&xmlFile=923

POSTAL ADDRESS / Post Anschrift:

Archivum Panstwowe Ewangelicko-Augsburska
Ul. Rynek 1
26-600 Radom
Woj. Mazowieckie

4. The archive has an email address. Emails are only answered if they are written in Polish. Perhaps you could also send the initial request (as in 1.) per email, but I don't know if that would be advisable. I wrote my initial letter by snail mail, and the Archive answered immediately - per email. The lady who answered me was Barbara Jamka.

4. Das Archiv hat eine eMail-Adresse. Diese werden nur beantwortet, wenn sie in Polnisch geschrieben sind. Vielleicht könnten Sie auch Ihre erste Anfrage per eMail schreiben, aber ich weiß nicht, ob es ratsam ist. Ich habe meine erste Anfrage auf dem Postweg geschickt und erhielt alle Antworten des Archives per eMail. Die Dame, die mir antwortete, hieß Barbara Jamka.

EMAIL ADDRESS: wap@radom.ap.gov.pl
EMAIL ADDRESS on their letterhead: archiwum_ra@pro.onet.pl
TEL: 36-211-50, 340-51-00 / FAX: 340-51-00

COST / Kosten:

5. The Archive will ask for a fixed fee for their research, which you must pay (depending on how many documents they could find). Photocopies of documents cost only 3 US$, and it is up to you, how many of them you choose to order, or if any. Their fee was not excessive at all. They will ask that you transfer the money to their bank account.

5. Das Archiv wird eine feste Grundgebühr für die Suche verlangen, die unbedingt zu bezahlen ist (egal wieviele Dokumente gefunden werden). Die Kosten für die Kopie eines Dokuments sind nur 3 US$ und es liegt an Ihnen wieviele Kopien und von welchen Dokumente Sie eine Kopie anfordern. Die Grundgebühr für die gesamte Suche war nicht sehr hoch. Das Archiv wird erfragen, ob Sie die Geldüberweisung auf das Konto des Archives angewiesen haben.

BANKING ADDRESS / Bankadresse:
Kredyt Bank S.A. Oddz. Radom 15001647-19712-121640014489 ("swift code" KRDBPLPW).

MONEYTRANSFER / Geldtransfer:

6. Now you can transfer money to the Archive's bank account in Poland. PEKAO Trading Company offers a Super Deal. The best I could find anywhere. They specialize in transferring funds to Poland. It appears to be the only company that will offer you a greatly discounted rate for the transfer, and not ask for a penny from the recipient at the other end. Every other transfer by an American Bank and Credit Union will result in additional fees which are subtracted from the recipient's amount once it arrives in Poland! Ask their customer service per email how much they will charge you for the amount you wish to transfer (for $ 100 their fees will only be between 10 and 15 $ total!)

6. Jetzt können Sie den Geldbetrag auf das Konto des Archives in Polen überweisen. Die "PEKAO Trading Company" bietet hier ein tolles Angebot. Ich konnte kein besseres Angebot finden. Diese Bank ist spezialisiert für Überweisungen in das Land Polen. Der größte Teil des Geldes kommt auch auf der Gegenseite an und es wird keine Bearbeitungsgebühr von irgend einer anderen Bank auf der Gegenseite verlangt. Fragen Sie beim Kundenservice per eMail an, wie hoch die Gesamtkosten für die gewünschte Überweisung sind (Für US$ 100 wird eine Gebühr von nur 10 bis 15 US$ verlangt!).

EMAIL ADDRESS: Pekao pekao@poland.net
Die Webseite ist derzeit im Aufbau: http://www.pekao.com/

Once you have been informed of the exact amount of their fee, you can send them a check at the amount to be transferred + the Pekao fee. I did send my check by Priority Mail, but I am sure any type of snail mail will do. Pekao will transfer the money immediately upon receipt, and the amount will be cleared in Poland within 3 or 4 days. The Archive sent my documents as soon as the money had arrived in their bank. (Pekao is also developing a website - perhaps one will be able to transfer money per Internet pretty soon as well). I highly recommend PEKAO's services, and was very happy with them.

Sobald Sie sich über den exakten Betrag informiert haben, können Sie einen Scheck an die Bank für die Geldüberweisung schicken (Summe auf dem Scheck = Archivbetrag + Bankgebühr). Ich habe meinen Scheck per Eilpost geschickt, andere Varianten gehen sicher auch. Pekao wird sofort bei Scheckeingang die Überweisung ausführen und der Geldbetrag kommt innerhalb von 3 bis 4 Tagen in Polen an. Das Archiv sendete mir sofort die Dokumente, als das Geld auf deren Konto ankam. (Die Webseite von Pekao ist in Vorbereitung - vielleicht ist auch demnächst eine Überweisung im Internet möglich.) Ich kann den Service dieser Bank nur empfehlen und bin sehr zufrieden mit dem Kundenservice.

POSTAL ADDRESS / Postanschrift:

U.S. MONEY EXPRESS CO. 881 MANHATTAN AVE BROOKLYN, NY 11222
TEL: 718-349-1320 / FAX: 718-349-1318 / Annotation: Customerservice

Eine Postanschrift dieser Bank in Deutschland ist zur Zeit nicht bekannt.

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The Archive will send you a list of all the documents which are available on your family ANYWHERE IN RADOM ! They will let you know how many documents you can order directly from them, how many are available the Radom Augsburg Church, and how many are available at the Radom Registrar's Office. I have ordered documents from the Church, but not from the Registrar's Office (they only have the newer documents, and some Registrar's are supposed to be very expensive).

Das Archiv wird Ihnen eine Liste aller Dokumente schicken, die in der gesamten Region von Radom für Ihre Familie verfügbar sind. Hierbei werden Sie informiert, welche Dokumente Sie direkt vom Archiv, welche von der Evangelisch-Augsburgischen Kirche und welche vom Radomer Meldeamt erhalten können. Ich habe die Dokumente von der Kirche angefordert, aber nicht vom Meldeamt (dort gibt es nur die neueren Unterlagen und Anforderungen von Dokumenten können sehr kostenintensiv sein).

Erhaltene Dokumente werden in Abhängigkeit der Herkunft und der Zeit entweder in Polnischer oder Russischer Sprache geschrieben sein. Für eigene Übersetzungen beachten Sie bitte, daß vermutlich alle Russischen Dokumente in alten Schriftzeichen geschrieben sind. Erst ab dem Jahr 1918 galten in Rußland die heute bekannten neuen russischen Schriftzeichen.
Vergleichen können Sie hier: http://www3.vistatech.net/~jack/russian.htm

Viel Erfolg beim Ausprobieren Gerhard